Datenschutzerklärung

1  |  Allgemeines zur Datenverarbeitung

Die eingetragene Vereinigung "Österreichische technisch-wissenschaftliche Vereinigung für Instandhaltung und Anlagenwirtschaft", Franz Josef Straße 18 (Postadresse), A-8700 Leoben (im Folgenden kurz "ÖVIA" oder "wir" bzw. "uns") erfüllt mit dieser Datenschutzerklärung ihre datenschutzrechtlichen Informationspflichten gemäß den Artikeln 12 f Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden kurz "DSGVO"). Der ÖVIA ist der Schutz personenbezogener Daten ein besonderes Anliegen. Personenbezogene Daten werden daher ausschließlich nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO sowie des Datenschutzgesetzes (DSG), verarbeitet. Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Durchführung und Verwirklichung des Vereinszwecks erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber,

• welche Daten wir von Ihnen verarbeiten;
• die Zwecke, zu denen die Verarbeitungen vorgenommen werden;
• die Rechtsgrundlagen, warum wir diese Verarbeitungen vornehmen dürfen;
• an wen wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln;
• wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten speichern;
• welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben;
• wie Sie uns im Zusammenhang mit datenschutzrechtlichen Fragen oder Anfragen erreichen können.

2  |  Verantwortlicher im Sinne des Art 4 Z 7 DSGVO

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher gemäß Art 4 Z 7 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (kurz "DSGVO") ist:
Österreichische technisch-wissenschaftliche Vereinigung für Instandhaltung und Anlagenwirtschaft ("ÖVIA")
Präsident: Prof. Dr. Hubert Biedermann
Franz Josef Straße 18, A-8700 Leoben
E-Mail: oevia@oevia.at
Tel: +43 (0) 3842 402 6003

3  |  Umfang, Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

3.1  Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten (im Sinne des Art 4 Z 2 DSGVO) Ihre Daten nur dann, wenn es eine rechtliche Grundlage gibt. Die rechtliche Grundlage hängt von den Zwecken ab, für die wir die Daten erfasst haben und verwenden. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu den in Punkt 3.2 bis 3.7 genannten Zwecken. Sofern eine Datenverarbeitung zu den nachgenannten Zwecken (Punkt 3.2 bis 3.7) auf rechtlicher Grundlage einer Einwilligung basiert, erfolgt diese nur bis zum Widerruf der erteilten Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an oevia@oevia.at oder postalisch an die Vereinsadresse Franz Josef Straße 18, A-8700 Leoben widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt. Eine Verpflichtung zur allfälligen Übermittlung Ihrer Daten besteht nicht. Wenn Sie Ihre Daten jedoch nicht übermitteln, können die nachgenannten Zwecke möglicherweise nur eingeschränkt oder überhaupt nicht erfüllt werden.

3.2  Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website
Bei ihrem Besuch auf unserer Website speichern wir die Zugriffsdaten in so genannten Webserver-Logfiles. Dabei werden folgende Daten von Ihnen erfasst:

• IP-Adresse (in anonymisierter, gekürzter Form)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Verzeichnisschutzbenutzer
• Protokolle
• Referrer
• Abgerufene Website
• Übertragene Datenmenge
• Statuscode
• User Agent
• Abgerufener Hostname

Die Verarbeitung dieser Daten ist aus technischen Gründen notwendig. Zudem werden die Zugriffe auf unsere Website statistisch ausgewertet, um das Angebot auf unserer Website weiter zu verbessern und nutzerfreundlicher zu gestalten, Fehler schneller zu finden und zu beheben sowie Serverkapazitäten zu steuern. Nur wenn ein konkreter Anhaltspunkt für eine rechtswidrige Nutzung unserer Website vorliegt, werden wir diese Daten in personenbezogener Form zum Zweck der Rechtsverfolgung verwenden. Rechtsgrundlage ist gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO die uns erteilte Einwilligung sowie gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO das berechtigte Interesse der ÖVIA. Die Erhebung dieser Daten ist ferner aus technischen Gründen notwendig, um Ihnen die Inhalte dieser Website anzeigen zu können. Die Nutzung der Website ist ohne Bereitstellung ihrer IP-Adresse technisch nicht möglich. Die anonymisierte Angabe zu Benutzername und IP-Adresse wird für die Dauer von maximal 28 Tagen gespeichert. Error-Logs, welche fehlerhafte Seitenaufrufe protokollieren, werden nach 28 Tagen gelöscht. Diese beinhalten neben den Fehlermeldungen die zugreifende IP-Adresse und je nach Fehler die aufgerufene Website.

Cookies: Unsere Website verwendet so genannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an. Wir nutzen Cookies dazu, unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Cookies gänzlich deaktiviert oder Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

Google Analytics / Web Analyse: Unsere Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. (im Folgenden kurz "Google"). Wir haben mit dem Anbieter einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Die Beziehung zum Webanalyse-Anbieter basiert auf dem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Komission ("Privacy Shield"). Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) und f (berechtigtes Interesse) der DSGVO. Google Analytics verwendet sog. "Cookies" (siehe oben). Die durch Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden. Der Datenerhebung und -speicherung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprochen werden. Diese Website verwendet Google Analytics mit der Erweiterung "_anonymizeIp()", wodurch IP-Adressen nur gekürzt weiterverarbeitet werden, um eine direkte Personenbeziehbarkeit auszuschließen. Für weitere Informationen klicken Sie bitte www.google.com.

3.3  Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme
Wenn Sie Kontakt mit der ÖVIA aufnehmen (z.B. per E-Mail oder Telefon) werden die von Ihnen selbst angegebenen, personenbezogenen Daten erfasst. Dabei handelt es sich üblicherweise um:

• Name der natürlichen oder juristischen Person
• Adresse/Sitz
• E-Mail Adresse
• Telefonnummer
• Geschlecht
• Vor- und nachgestellter akademischer Titel

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen sowie zur Erfüllung allfälliger Serviceleistungen im Sinne unseres Vereinszweckes. Rechtsgrundlage ist gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO die uns erteilte Einwilligung sowie gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO das berechtigte Interesse der ÖVIA. Die Daten, welche zum genannten Zweck verarbeitet werden, werden von uns für jenen Zeitraum, den wir für die Erbringung unserer Serviceleistungen benötigen, gespeichert.

3.4  Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft
Im Rahmen des Beitritts bzw. der Mitgliedschaft in der ÖVIA werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen erfasst:

• Firma
• Name des jeweiligen Ansprechpartners des Unternehmens
• FN/ZVR-Zahl
• Adresse/Sitz
• E-Mail Adresse
• Telefonnummer
• Geschlecht
• Vor- und nachgestellter akademischer Titel
• Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie)
• Zahlungsreferenz

Für den Beitritt bzw. die Mitgliedschaft in der ÖVIA ist es unerlässlich, dass wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir benötigen diese Daten zur Erfüllung unseres Vereinszwecks (Förderung von Theorie und Praxis der Instandhaltung von Gebäuden, Anlagen und Arbeitsmitteln sowie die fachliche Förderung der Erforschung der wissenschaftlichen Grundlagen der Instandhaltung mit dem Ziel der Erhaltung volkswirtschaftlicher Werte und der Bewahrung einer lebenswürdigen Umwelt) bzw. der diesem Vereinszweck dienenden Aufgaben und Aktivitäten (wie insbesondere die Initiierung und Durchführung von Forschungsprojekten, die Auswertung und Verbreitung der einschlägigen Erfahrungen der Mitglieder, Kooperation, Wissens- und Erfahrungsaustausch mit Vereinigungen ähnlicher Zielsetzung im In- und Ausland, die Herausgabe von Berichten und periodischen Publikationen, die Abhaltung von und Beteiligung an Fachtagungen, Seminaren und Kongressen sowie die Organisation von Netzwerktreffen). Weiters benötigen wir diese personenbezogenen Daten, um Vereinsmitglieder über Aktivitäten, Aktionen oder sonstige Vorhaben des Vereins zu informieren (z.B. durch Newsletter) und entsprechende Serviceleistungen zu erbringen. Rechtsgrundlage ist gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO die uns erteilte Einwilligung sowie gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO das berechtigte Interesse der ÖVIA.

3.5  Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des ÖVIA-Kongresses
Im Rahmen des von uns (jährlich) organisierten "ÖVIA-Kongresses" werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen erfasst:

• Name/Firma
• Adresse/Sitz
• E-Mail Adresse
• Fax
• Telefonnummer
• Geschlecht
• Vor- und nachgestellter akademischer Titel
• UID-Nummer
• Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie)
• Zahlungsreferenz

Für die Anmeldung zum ÖVIA-Kongress ist es unerlässlich, dass wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir benötigen diese Daten zur Organisation bzw. Veranstaltung des ÖVIA-Kongresses sowie zur ordnungsgemäßen Erfassung und Registrierung der jeweiligen Kongressteilnehmer. Weiters benötigen wir diese personenbezogenen Daten, um Kongressteilnehmer über Kongressprogramm, Ablauf und allfällige Änderungen zu informieren und entsprechende Serviceleistungen zu erbringen. Die Zustimmung zum Empfang von E-Mails wird von Ihnen bei der Anmeldung gesondert eingeholt. Rechtsgrundlage ist gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO die uns erteilte Einwilligung sowie gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO das berechtigte Interesse der ÖVIA.

3.6  Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des "Maintenance Award Austria"
Im Rahmen des von uns verliehenen "Maintenance Award Austria" (Kategorien MA²-Maintenance Award Austria und MA²-Innovation Award) bzw. des damit verbundenen Verfahrens werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen erfasst:

• Name/Firma
• Adresse/Sitz
• E-Mail Adresse
• Fax
• Telefonnummer
• Geschlecht
• Vor- und nachgestellter akademischer Titel

Für das Angebot und die Vergabe des Maintenance Award Austria ist es unerlässlich, dass wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir benötigen diese Daten zur Organisation (Bewerbung, Einreichung, Site-Visits etc.) des Maintenance Award Austria sowie zur ordnungsgemäßen Registrierung der jeweiligen Teilnehmer. Weiters benötigen wir diese personenbezogenen Daten, um Teilnehmer über Verfahren, Auszeichnungskriterien und allfällige Änderungen zu informieren und entsprechende Serviceleistungen zu erbringen. Die Zustimmung zum Empfang von E-Mails wird von Ihnen bei der Anmeldung gesondert eingeholt. Rechtsgrundlage ist gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO die uns erteilte Einwilligung sowie gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO das berechtigte Interesse der ÖVIA.

3.7  Members Club ("MC"), Erfahrungsaustauschrunden ("ERFA")
Im Rahmen des von uns gegründeten "Members Club" sowie der von uns initiierten Erfahrungsaustauschrunden mit teilnehmenden Unternehmen werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen erfasst:

• Name/Firma
• Adresse/Sitz
• E-Mail Adresse
• Fax
• Telefonnummer
• Geschlecht
• Vor- und nachgestellter akademischer Titel

Für den Beitritt bzw. die Mitgliedschaft am "Members Club" und für die Teilnahme an den Erfahrungsaustauschrunden ist es unerlässlich, dass wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir benötigen diese Daten zur ordnungsgemäßen Erfassung und Registrierung der Mitglieder des "Members Club" und für die Organisation und Durchführung von Erfahrungsaustauschrunden. Weiters benötigen wir diese personenbezogenen Daten, um Mitglieder über Termine, Neuigkeiten und allfällige Änderungen zu informieren und entsprechende Serviceleistungen zu erbringen. Die Zustimmung zum Empfang von E-Mails wird von Ihnen bei der Anmeldung gesondert eingeholt. Rechtsgrundlage ist gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO die uns erteilte Einwilligung sowie gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO das berechtigte Interesse der ÖVIA.

4  |  Speicherdauer

4.1. Wir werden Daten jedenfalls nur solange speichern, wie es unter Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zur Erfüllung des jeweils genannten Zwecks notwendig ist. Wir speichern Daten jedenfalls solange, als gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Verjährungsfristen betreffend potentieller Rechtsansprüche offen sind.

4.2. Hinsichtlich der in Punkt 3.2 und Punkt 3.3 genannten Zwecke, beachten Sie außerdem die dort angeführten Speicherkriterien. Die Daten, welche zu den in Punkt 3.4 und 3.7 genannten Zwecken verarbeitet werden, werden jedenfalls für die Dauer der aufrechten Mitgliedschaft mit der ÖVIA gespeichert und nach Beendigung der Mitgliedschaft binnen 6 Wochen gelöscht.

4.3. Die in dieser Datenschutzerklärung genannten Speicherfristen verlängern sich in folgenden Fällen:

• Es bestehen längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten, an die wir gebunden sind (z.B. nach der Bundesabgabenordnung [BAO], Unternehmensgesetzbuch [UGB]).
• Die Verarbeitung ist zum Zweck der Ausübung, Verteidigung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich (Art 17 Abs 3 lit e DSGVO).

5  |  Datensicherheit

5.1. Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer verarbeiteten, personenbezogenen Daten und überprüfen unsere Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig im Hinblick auf neue Technologien und Methoden, um Ihre Daten zu schützen.

5.2. Ungeachtet der Bemühungen der Einhaltung eines stets angemessen hohen Standes der Sorgfaltsanforderungen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die Sie uns über das Internet bekannt geben, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden. Bitte beachten Sie, dass wir daher keine wie immer geartete Haftung für die Offenlegung von Informationen aufgrund nicht von uns verursachter Fehler bei der Datenübertragung und/oder unautorisiertem Zugriff durch Dritte übernehmen (z.B. Hackerangriff auf E-Mail Account bzw. Telefon).

5.3. Wir werden Ihre (personenbezogenen) Daten auf keine nicht in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Weise an Dritte offenlegen, vermieten oder auf sonstige Weise weitergeben, ausgenommen Sie erteilen uns dazu im Vorfeld Ihre ausdrückliche Einwilligung. Wenn Sie ihre gesondert erteilte Einwilligung zu einem späteren Zeitpunkt widerrufen möchten, können Sie uns kontaktieren und wir werden die jeweilige Aktivität sofort einstellen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

6  |  Offenlegung und Übermittlung von Daten an Dritte; Schutz von Know-How und Geschäftsgeheimnissen einzelner Vereinsmitglieder

6.1. Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis, einer rechtlichen Verpflichtung, auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Buchführungs-, Abrechnungs- und ähnlichen Diensten, die uns eine effiziente und effektive Erfüllung unseres Vereinszweckes, unserer Verwaltungsaufgaben und sonstigen Pflichten ermöglichen) oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

6.2. Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. "Auftragsverarbeitungsvertrages" beauftragen, geschieht dies auf Grundlage der einschlägigen Bestimmungen der DSGVO (insbesondere Art 28 DSGVO).

6.3. Sollten allfällige Datenempfänger (Dritte) Ihrer personenbezogenen Daten sich außerhalb Ihres Landes befinden oder dort Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, weisen wir darauf hin, dass das Datenschutzniveau in anderen Ländern unter Umständen nicht dem österreichischen Standard entspricht. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedoch nur in Länder, für welche die EU-Kommission entschieden hat, dass sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen oder wir setzen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau haben.

6.4. Ausdrücklich festgehalten wird, dass dem Verein im Rahmen der Vereinstätigkeit oder auf sonstige Weise bekannt gewordenes bzw. offengelegtes Know-How oder allfällige Geschäftsgeheimnisse einzelner Vereinsmitglieder besonders geschützt und jedenfalls nicht an Dritte (insbesondere nicht an andere Vereinsmitglieder) weitergegeben werden.

7  |  Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht zum Zweck der automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

8  |  Änderungen und Aktualisierungen der Datenschutzerklärung

Wir ersuchen Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

9  |  Ihre Rechte im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten

Sie sind unter anderem berechtigt (unter den Voraussetzungen des anwendbaren Rechts),

• zu überprüfen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben und Kopien dieser Daten zu erhalten (Auskunftsrecht – Art 15 DSGVO);
• die Berichtigung, Ergänzung oder das Löschen Ihrer personenbezogenen Daten, die falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, zu verlangen (Recht auf Berichtigung und Löschung – Art 16 und 17 DSGVO);
• von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit – Art 20 DSGVO);
• unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für das Verarbeiten zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen (Widerspruchsrecht, Widerruf von Einwilligungserklärungen – Art 21 und Art 7 DSGVO);
• die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen;
• bei der zuständigen Behörde (Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien) Beschwerde zu erheben.

10  |  Unsere Kontaktdaten

Sollten Sie zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzrechtlich-Verantwortlichen:

Österreichische technisch-wissenschaftliche Vereinigung für Instandhaltung und Anlagenwirtschaft ("ÖVIA")
Präsident: Prof. Dr. Hubert Biedermann
Franz Josef Straße 18, A-8700 Leoben
E-Mail: oevia@oevia.at
Tel: +43 (0) 3842 402 6003